Facturen versturen is een van de leukste dingen die je mag doen als je een bedrijf hebt: jouw waarde wordt vergoed! Het zou de Belastingdienst niet zijn als hier óók weer regeltjes aan verbonden zitten. De Belastingdienst stelt namelijk eisen aan het opstellen van een correcte factuur. Dit doen ze zodat ze achteraf goed kunnen controleren aan wie jij goederen of diensten hebt geleverd, en tegen welk bedrag. Door een correcte factuur te leveren, voorkom je eventuele problemen als je een controle door de fiscus krijgt. Wat zijn dan de eisen voor een correcte factuur? Dat leg ik je in deze blog uit!

Wie mag een factuur sturen?

Allereerst: wie mag een factuur sturen? Alleen ondernemers mogen facturen sturen. Als je als particulier iets op Marktplaats verkoopt, kun je hier dus geen factuur bij leveren. Dit komt omdat alleen ondernemers facturen mogen sturen, omdat zij btw-plichtig zijn. Als particulier hoef je geen btw te heffen of af te dragen.

Doe je mee aan de Kleine Ondernemersregeling 2020 (KOR 2020)? Dan mag je nog steeds facturen sturen, maar hef je geen btw. Het is dan ook van belang dat je duidelijk op je factuur aangeeft dat je bent vrijgesteld van btw. Ik heb hier een uitgebreide blog geschreven over de KOR 2020, en wanneer dit interessant voor jouw bedrijf is.

Welke informatie heb je nodig voor de factuur?

Voor het opstellen van een correcte factuur, heb je van je klanten alleen de bedrijfsnaam en het volledige adres nodig. De rest van de gegevens die op je factuur moeten, zijn van jou. Voor een correcte factuur heb je de volgende gegevens nodig:

  • Jouw volledige naam en de volledige naam van je klant,
  • Jouw volledige adres en het volledige adres van je klant,
  • Jouw btw- en KvK-nummer,
  • De datum waarop de factuur is gemaakt,
  • Een uniek vervolgnummer: elke factuur moet een opeenvolgend nummer hebben.

Hoe stel je een correcte factuur op?

De informatie van bovenstaande punten moeten duidelijk op de factuur te vinden zijn. Hoe je de factuur opmaakt, mag je geheel in jouw stijl doen. Ik zou wel aanraden om elke keer dezelfde opmaak te gebruiken, dan kun je later ook heel makkelijk informatie op je eigen facturen terugvinden. Behalve jouw gegevens en die van je klant, wat moet je nog meer in je factuur verwerken?

  • Een omschrijving van de goederen of diensten die jij hebt geleverd,
  • Het aantal geleverde goederen of diensten,
  • De datum waarop deze goederen of diensten geleverd zijn,
  • Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw,
  • Het btw-tarief dat je in rekening brengt,
  • Het btw-bedrag dat je in rekening brengt.

Heb je verschillende producten of diensten geleverd met verschillende btw-tarieven? Vermeld deze dan apart op de factuur. Zo kan de Belastingdienst heel makkelijk zien hoeveel btw er moet zijn betaald.

Waar moet je verder nog op letten?

Het is vooral heel belangrijk dat al deze gegevens erin verwerkt zijn. Verder is het natuurlijk belangrijk dat je klant de factuur kan betalen, dus vermeld ook zeker je bankrekeningnummer. Hierbij kan het handig zijn om er een tijdslimiet bij te vermelden, bijvoorbeeld:

‘Gelieve het verschuldigde bedrag binnen 10 dagen over te maken op … onder vermelding van het factuurnummer’

Dit geeft klanten een indicatie binnen welk tijdsbestek ze horen te betalen. Als je erbij zet welk factuurnummer er in de beschrijving moet, kun je betalingen later heel makkelijk in je bankafschriften terug vinden! Een andere tip is om je e-mailadres en telefoonnummer in je factuur te zetten. Hierdoor kunnen mensen snel contact met je opnemen, als ze vragen hebben over je factuur. Dit is zeker niet verplicht, maar kan makkelijk zijn.

Ook stelt de Belastingdienst nog meer eisen en hanteert de administratieverplichting. Hier heb ik een uitgebreide blog over geschreven. In die blog kun je alle belangrijke eisen voor je administratieverplichting lezen.

Kan jij hulp gebruiken bij je boekhouding of heb je andere vragen over financiële kwesties? Neem dan contact op via emma@emmastaxlaw.nl en dan help ik je verder.