Ik help veel mensen met hun belastingaangiften, hierbij bekijk ik eerst de boekhouding en zorg ik dat deze foutloos is voor ik de aangifte verzend. Tijdens deze controle zie ik verschillende fouten in de boekhouding voorbij komen. Om te zorgen dat jij deze fouten in de boekhouding niet meer zult maken, deel ik de fouten met daarbij uitleg hoe het wel hoort.

Wil jij een foutloze boekhouding? Zorg dan in elk geval dat je deze fouten niet meer maakt.

Fout 1: Verkeerde btw percentage inboeken

Op de factuur/bon die je ontvangt staat welk btw percentage, neem dit btw percentage dus over in je boekhouding. Sommige facturen hebben meerdere btw percentages. Dit is bijvoorbeeld het geval bij je telefoonabonnement als hier een mobiel bij inzit. Het maandelijkse bedrag wat jij voor je mobiel betaalt bevat geen btw en je abonnement zelf heeft 21% btw. Veel mensen boeken het gehele bedrag tegen 21% en dat is dus fout.

Een andere fout die veel ondernemers maken is dat zij geen rekening houden met de 9% btw. Bekijk dus vooraf even goed tegen welk percentage je de boeking dient op te nemen. Boeken en eboeken bevatten bijvoorbeeld 9% btw. Staat het btw percentage niet op de factuur? Google dan even hoeveel btw het product heeft of kijk op de site van de Belastingdienst.

Ook zien wij dat veel ondernemers de facturen uit het buitenland niet goed inboeken. Als jij als ondernemer iets vanuit het buitenland koopt, dan wordt de btw verlegd. Dit houdt in dat de factuur geen btw bevat. In je boekhouding geef je dan aan bij het btw percentage, btw buitenland.

Lees ook: Dit is alles wat jij moet weten over de administratieverplichting

Fout 2: Verkeerde rubriek

Een andere fout die wij veel in de boekhouding tegen komen is het inboeken in een verkeer rubriek. Voor de meeste rubrieken heeft dit weinig gevolgen, maar voor sommige wel. Daarom nog even een herhaling van de rubrieken die jij echt goed moet gaan doen.

Consumptiekosten

Eten en drinken mag je boeken onder consumptiekosten, dit omdat je hier geen btw over terug mag vragen. De uitzondering: als je foodblogger bent en de lekkerste recepten met ons deelt of als je een restaurant of iets dergelijks hebt. Dan noemen we het geen consumptiekosten meer, maar zijn het productiekosten.

Investeringen

Als je een bedrijfsmiddel koopt van een waarde boven de €450,- ex btw dan moet je dit boeken als een investering. Je mag dit bedrag namelijk niet in een keer van de winst aftrekken, maar dit dien je af te schrijven over 5 jaar. Voorbeelden van een bedrijfsmiddel zijn: een auto, een mobiel of een nieuwe laptop. Als je in een jaar voldoende investeringen doet, kan je hier ook nog belastingvoordeel mee verkrijgen.

Representatiekosten

Ook representatiekosten zijn een republiek die van belang is dat dit op de goede manier gaat. Dat komt omdat deze kosten niet 100% aftrekbaar zijn van de winst, maar slechts 80%*. Een voorbeeld van representatiekosten zijn: het diner met een (eventuele) zakenpartner (hiervan krijg je ook geen btw terug), relatiegeschenken of en zakelijk feestje.

*Indien je veel geld uitgeeft aan representatiekosten kan je er ook voor kiezen om het bedrag boven de €4.700 volledig in aftrek te nemen. Hierbij dien je zelf te kijken wat voordeliger is.

Nog op zoek naar een fijn boekhoudprogramma? Lees dan ook: welk boekhoudprogramma kan ik het beste gebruiken?

Fout 3: Autokosten op de zaak zetten, zonder dat je een auto van de zaak hebt

Op het moment dat je geen auto op de zaak hebt staan, dan mag je deze kosten ook niet in aftrek brengen van de winst. Wij zien toch dat veel ondernemers dit wel doen. De tankbonnetjes en parkeerbonnen hoef jij niet te bewaren en in te boeken. Het enige wat jij dient te doen is het bijhouden van het aantal kilometers die jij zakelijk met de auto rijdt. Voor de kilometers die jij zakelijk rijdt mag je €0,19 per kilometer rekenen. Dit bedrag mag je vervolgens (zonder btw) inboeken en dat zal dan van de winst afgaan.

Fout 4: Dingen die helemaal niet op de zaak mogen

Een van de andere fouten die wij in de boekhouding aantreffen zijn kosten die helemaal niet op de zaak mogen. En die hoef je dus ook niet in je boekhouding te zetten.

Boetes

Op het moment dat jij een boete opgelegd krijgt – tijdens werktijd – dan mag je deze niet in aftrek brengen van de winst. Dit geldt voor alle geldboetes die jij opgelegd kan krijgen. Boek deze dus ook niet in.

Betaalde btw aangiften

Op het moment dat jij een btw aangifte moet betalen mag je dit niet opvoeren als kosten, als je geld terug krijgt zien we dit overigens ook niet als omzet. Dat komt omdat jij de btw niet uitgeeft, je bent slechts een doorgeefluik. Jij ontvangt btw van je klanten en dit dien je door te betalen aan de belastingdienst. Dit geld is niet van jou en zal ook niet van jou worden. Een tip is daarom om de btw apart te zetten, zo heb jij altijd voldoende geld om dit te kunnen betalen.

Kleding zonder logo

Zakelijke kleding mag je enkel onder strenge voorwaarden aftrekken. Op het moment dat er een zichtbaar bedrijfslogo van 70 cm2 opstaat dan is het mogelijk om deze kosten af te trekken van de winst. De uitzondering hierop is kleding die enkel geschikt is voor het uitoefenen van een beroep. Denk bijvoorbeeld aan de kleding van een kok of de schoenen met stalen neuzen die de bouwvakkers dragen.

Persoonlijke opleiding

Een opleiding is enkel aftrekbaar als deze een verdieping geeft op de werkzaamheden die je nu al uitoefent. Op het moment dat jij je gaat omscholen, mag je deze kosten niet aftrekken. Let dus op dat jij deze kosten ook niet invoert.

Dit waren een paar van de fouten in de boekhouding die ik veel voorbij zie komen. Er zijn er nog meer, maar die komen in de loop van de tijd nog online in een nieuwe blog. Door jou te informeren over deze fouten, hoop ik dat jij deze fouten niet meer maakt in je boekhouding. Mocht jij nog hulp nodig hebben met de controle van je boekhouding, dan help ik je daar natuurlijk graag mee.