Wist je al dat ondernemers een administratieverplichting hebben? De Belastingdienst kan vragen om jouw administratie en dat is het wel fijn om je administratie op de juiste manier bijgehouden te hebben. Wat je dan allemaal bij dient te houden en nog meer van belang is voor je administratie, dat lees je in deze blog.

Een goede administratie is de basis voor het doen van belastingaangiften. Een administratie is eigelijk niks anders dan een verzameling van alle geldstromen van een onderneming. Naast dat een administratie het veel makkelijker maakt om belastingaangiften te doen, is het ook wettelijk verplicht gesteld. De Belastingdienst stelt het simpel, zij moeten op een eenvoudige manier kunnen bekijken of jij het juiste bedrag aan belasting hebt betaald.

Algemene eisen aan je administratie

Als je een ondernemer bent heb je een fiscale bewaarplicht over je administratie. Dit houdt in dat je wettelijk verplicht bent om je administratie te bewaren. In beginsel heb je een administratieverplichting van 7 jaar, maar in sommige bevallen kan het ook 10 jaar zijn. Je bewaard een administratie 10 jaar indien het gaat om de aan- of verkoop van onroerend goed en levering van digitale diensten (zoals radio-, tv- en telecomdiensten). Hoe je de administratie bijhoudt maakt verder niet uit. Het is wel aan te raden om dit in een goed boekhoudprogramma te doen.

Gegevens in de administratie

Je bent verplicht om aardig wat gegevens te verzamelen en te bewaren als ondernemer. Gelukkig kan je veel van deze gegevens online vinden en vervolgens opslaan in je online boekhoudprogramma, zodat je alles netjes bij elkaar hebt.

Dingen die je echt moet bewaren voor je administratie:

  • Inkomende en uitgaande facturen (in je boekhoudprogramma)
  • Kasadministratie op het moment dat je werkt met contant geld in je administratie (kan ook in je boekhoudprogramma)
  • Fiscaal jaaropgave van de bank
  • Overeenkomsten of contracten voor samenwerkingen met andere ondernemers
  • Agenda’s of een andere tijdadministratie om te kunnen voldoen aan het urencriterium

De Belastingdienst kan gegevens opvragen die voor verschillende doeleinden gebruikt kunnen worden. Als ondernemer ben jij verplicht om deze gegevens te hebben en aan de Belastingdienst te kunnen verstrekken op het moment dat zij hierom vragen.

Indien jij een auto op de zaak hebt staan, maar hier geen bijtelling over wilt betalen, dan mag je per jaar maximaal 500 km privé met de auto rijden. Dit dien je goed bij te houden. In veel gevallen zal de belastingdienst hier ook om vragen, omdat er veel misbruik van gemaakt wordt.

Eisen voor de btw ondernemer

Op het moment dat je ondernemer bent voor de btw (dus als je een btw nummer hebt ontvangen) heb je nog wat extra dingen die je dient bij te houden in je administratie. Uit deze btw-administratie dient duidelijk te worden hoeveel btw je moet betalen en hoeveel je terug kan krijgen. Dit geldt niet als je meedoet met de KOR of om een andere reden volledig bent vrijgesteld van btw, je hoeft dan namelijk geen btw te betalen en mag ook niks terug vorderen.

Voor de btw-administratie dien je de volgende zaken te bewaren:

  • Uitgaande facturen die aan de wettelijke factuureisen voldoet;
  • Ontvangen facturen die je op de juiste manier in je administratie inboekt;
  • Privégebruik: als je goederen vanuit je zaak privé gebruikt dan dien je dit ook vast te leggen. Bijvoorbeeld als jij als kleding webshop van de nieuwe collectie kleding zelf draagt en het daarom niet meer verkocht kan worden aan anderen.

Voorkom in elk geval deze fouten bij de verwerking van ontvangen facturen.

Kan jij hulp gebruiken bij je boekhouding of heb je andere vragen over de administratieverplichting? Neem dan contact op via emma@emmastaxlaw.nl en dan help ik je verder.